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在庫管理執筆: MAKXAS CORE 編集部（株式会社マクサス）

買取業で伝票と在庫が合わなくなる原因と防ぎ方

伝票と在庫のずれは、記録を後から書き起こす運用で起きやすくなります。原因と、申し込みの時点から1件ずつ記録を積み上げる防ぎ方をまとめました。

この記事の結論

  1. 1伝票と在庫のずれは、記録が買取の後から書き起こされる運用で起きやすくなります。
  2. 2査定の申し込みの時点で案件を作り、買取価格・入庫先・状態を同じ記録に積み上げるとずれの入り口が減ります。
  3. 3商品ごとに識別番号（QRコードなど）と置き場所を持たせると、在庫の行方不明を追いやすくなります。

なぜ伝票と在庫は合わなくなるのか

答え多くの場合、買取の記録と在庫の記録が別々に、しかも後から作られることが原因です。

紙の伝票や表計算ソフトで記録していると、査定した人・入庫した人・販売した人がそれぞれ別の場所に書き込みます。記入が後回しになったり、転記の途中で数字が変わったりすると、伝票の数と棚の数がずれていきます。担当者しか経緯を知らない状態では、ずれに気づいても原因を追えません。

ずれが起きやすい場面

買取から販売までの各段階で起きやすいずれの例
段階起きやすいこと防ぎ方の考え方
査定・買取買取価格や点数を後から伝票に書き起こす申し込みの時点で案件を作り、その場で入力する
入庫どの棚に置いたかが記録に残らない商品ごとに在庫場所と棚番号を登録する
販売売れた商品の消し込みが遅れる販売価格と出荷の記録を同じ在庫データに残す
棚卸し数えた結果と帳簿の突き合わせに時間がかかる識別番号を読み取って照合する

ずれを減らすための進め方

  1. STEP 1

    申し込みの時点で記録を始める

    査定の申し込みが入った段階で案件を作り、担当者・買取方法・契約日を記録します。後から書き起こす記録をなくすことが最初の一歩です。

  2. STEP 2

    買取時の情報をそのまま在庫へ引き継ぐ

    買取価格・商品の状態・画像を、在庫の記録へ手で写さずに引き継ぎます。転記の回数が減るほど、数字が変わる機会も減ります。

  3. STEP 3

    商品ごとに識別番号と置き場所を持たせる

    QRコードやバーコードを商品に付け、在庫場所・棚番号と結び付けます。どこに何があるかを誰でも確認できる状態にします。

  4. STEP 4

    変更の履歴を残す

    価格の変更や廃棄・紛失も記録に残し、いつ誰が変えたかを追えるようにします。

この記事の根拠

  1. [1]

    MAKXAS CORE は査定の申し込みの段階で案件情報の入力を始め、担当者・買取価格・買取方法・契約日・入庫先・ステータス・販売見込み価格・見込み利益を管理できる。

    MAKXAS CORE サービスページ（案件管理）確認日

  2. [2]

    在庫情報は買取時に入力した情報を引き継いで管理され、商品ごとに QR コードを発行できる。

    MAKXAS CORE サービスページ（在庫管理）確認日

よくある質問

Q紙の伝票をやめないと改善できませんか？

紙を残す場合でも、申し込みの時点で記録を作る・識別番号と置き場所を決める、の2点を先に整えるだけでずれの原因は減らせます。

Q少人数の買取店でも必要ですか？

担当者が少ないほど、1人が休んだ時に経緯を追えなくなります。人数に関係なく、記録を1か所にまとめる意味はあります。

MAKXAS CORE は、査定の申し込みから在庫・販売までを同じ記録で管理する買取業者様向けの業務管理システムです。

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